// opis jest częścią posta o warsztatach Event Storming w organizacji

Event Storming Big Picture ma za zadanie rozpoznać w możliwie najkrótszym czasie jak najwięcej różnych procesów, co pozwoli następnie skupić się na najważniejszych z nich. Poniżej przykład z takiej sesji, przeprowadzonej w Rowerek.pl

Przechodzimy przez wszystkie elementy standardowego warsztatu, wizualizując zdarzenia, problemy i możliwości, osoby i firmy zewnętrzne. Każda osoba ma możliwość dodania swojej kartki, nikt nie jest wyłączony. Odpowiednia strukturyzacja chwilę trwa i w zależności od skali grupy, można ją podzielić na kilka części.

Całość warsztatu można zamknąć w kilka godzin, przedłużając albo skracając fazy w zależności od potrzeb. Na końcu następuje podsumowanie warsztatu i dyskusja na temat dalszych kroków.

Korzyści

Wizualizacja procesów

Warsztaty pozwalają szeroko rozpoznać jakie procesy znajdują się w naszej firmie. Wszystkie osoby zaangażowane dzielą się swoimi akcjami, przez co na wierzch wychodzi ilość i skomplikowanie różnych aktywności pracowników.

Po warsztatach zaczynamy widzieć skalę naszego przedsięwzięcia, z przejściami pomiędzy działami i miejscami problematycznymi.

Wymiana wiedzy pomiędzy silosami

Event Storming pozwala zauważyć, czego do tej pory nie widzieliśmy w pracy naszych kolegów. Jesteśmy w stanie szybko wymienić się informacjami o procesach, na które mamy wpływ, ale nie bierzemy w nich głębszego udziału. Pozwala to usprawnić komunikację pomiędzy zespołami i zbudować lepszą współpracę.

POKAZANIE problemów

Pracując na codzień możemy omijać powtarzające się problemy i zupełnie się nimi nie przejmować. Również problemy innych działów mogą nie być dla nas widoczne lub odpowiednio rozumiane.

Wizualizacja problemów w postaci osobnych, mocno rzucających się w oczy karteczek umożliwia ich lepszą widoczność przez pozostałych pracowników. Lepsze zrozumienie procesu zachęca do rozwiązywania  problemów i wymiany doświadczeń.

Czas przeprowadzania warsztatu

Przeprowadzenie takiego warsztatu pozwala zaangażować bardzo wiele osób w krótkim czasie. Wszyscy członkowie grupy działają naraz. To co jest wypracowywane w ciągu kilkugodzinnego warsztatu, mogłoby trwać kilka dni podczas standardowych spotkań przy kawie i ciastkach (najprawdopodobniej bezskutecznych).

MOTYWACYJNY BOOST

Warsztat pomógł zaangażować osoby z różnych działów w życie całej firmy dzięki szerszemu spojrzeniu, jakie uzyskali. Osoby na niższym szczeblu mogły uzmysłowić sobie jak bardzo złożona jest cała “machina biznesu” i jaką rolę odgrywają w kontekście całej firmy, co pozytywnie wpłynęło na motywację.  Wszystkim zaś uzmysłowiło jakie są perspektywy rozwoju firmy i nakreśliło wspólny cel, w jakim wszyscy powinniśmy dążyć.

Możliwe problemy

Brak przejścia przez wszystkie procesy

Przeprowadzanie warsztatu przy skali całej firmy nie pozwala na dużą skrupulatność. Część zdarzeń będzie zduplikowana, część zdarzeń może być samotnymi elektronami. Nie wszystko damy radę przejść w ciągu pojedynczego spotkania.

W takiej sytuacji pomocna będzie dogrywka warsztatów, lub osobne spotkanie, skoncentrowane już tylko na wybranym fragmencie życia firmy.

Zależnie od ilości procesów jakie chcielibyśmy zwizualizować lub ilości uczestników warto również rozważyć większą ilość prowadzących. Może to pomóc zaktywizować uczestników do szerszych rozważań i zebrania większej ilość informacji w ciągu pojedynczego spotkania.

Konflikty pomiędzy pracownikami

Nasza uwaga powinna być szczególnie wyostrzona w miejscu, gdzie powstają konflikty np. dotyczące różnic w danym procesie. Łatwo mogą się one przerodzić w konflikty personalne, gdzie jedna osoba próbuje narzucać drugiej swoją wolę – czy to poprzez zmianę sposobu myślenia o procesie, nie opisywaniu problemów które występują itd. Niewychwycenie tego typu tendencji może doprowadzić do zabicia kreatywności a nawet wycofania się części osób z takiej dyskusji czy rozmowy o procesie.

Facylitator powinien łagodzić spory i pomagać ich konstruktywnemu rozwiązaniu. Czasem natychmiastowa odpowiedź nie będzie możliwa i trzeba się zaakceptować stan „agree to disagre”. Każde takie miejsce powinniśmy opatrzyć odpowiednimi karteczkami by sytuacja konfliktowa była jasna dla wszystkich.

Konflikty pomiędzy działami

Czasami zdarza się w firmach, że różne działy nie kooperują wzajemnie według najwyższych standardów. Pojawiają się wtedy oskarżenia o zrzucanie odpowiedzialności i robienie sobie na złość.

Warsztaty potrafią zaadresować ten problem, ale trzeba być bardzo uważnym, by w trakcie rozmowy przypadkowo nie skierować oskarżeń na któryś z działów. Wtedy może on uznać to za atak na niego, co doprowadzi do zamknięcia się na jakiekolwiek argumenty.

Problemy środowiskowe

Firma to zbiór osób z różnych środowisk i o różnym wykształceniu. Pewne osoby mogą nie chcieć brać udział w warsztatach, ponieważ nie będą widziały dla nich większej potrzeby. Mogą też je sabotować, sądząc, że przeprowadzamy je jedynie, by firma zwiększała swoje zyski, kosztem pracowników.

Dlatego warto jest wspomnieć na początku warsztatu o szerszym ich celu. Nie spotykamy się tylko po to, by „zarząd” wiedział, jak pracują jego pracownicy. Spotykamy się, bo chcemy długofalowo poprawić problemy na jakie codziennie natrafiają. A do tego potrzebna jest kooperacja i wspólne zrozumienie.

Podsumowanie

Głównym rezultatem warsztatu Event Storming jest szeroki pogląd na procesy, które się znajdują w firmie. Widzimy, które procesy są zrozumiałe, a przy których mamy dużo problemów. Klaruje się, gdzie mamy punkty styku pomiędzy działami, w których miejscach proces się zakleszcza, a ludzie z poszczególnych działów się nie rozumieją. Dzięki zdobyciu takiej wiedzy możemy podjąć decyzję odnośnie naszej aktywności w poprawie pracy firmy (nie tylko w procesach biznesowych, ale również w zespołach).

Nam warsztat pozwolił w kilka godzin przejść po najważniejszych elementach pracy w Rowerek.pl oraz zidentyfikować obszary, które wymagają naszej interwencji. Wymiana wiedzy pokazała, jak pracują nasi koledzy i koleżanki, przez co część konfliktów udało się rozwiązać od razu.